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IT für Kanzleien

IT und IT-Sicherheit für Kanzleien – vertraulich und verlässlich

Mandantendaten unterliegen der beruflichen Verschwiegenheit, und Fristen dulden keinen IT-Ausfall. Secundo IT betreut Rechtsanwalts-, Steuerberatungs- und WP-Kanzleien in Amberg, Sulzbach-Rosenberg und im Landkreis Amberg-Sulzbach: sichere IT, dokumentiert und abgestimmt mit Ihrem Softwareanbieter.

Ausgangslage

Kanzlei-IT zwischen Fristen und Verschwiegenheit

Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Seit November 2017 regeln § 203 StGB sowie § 43e BRAO, § 62a StBerG und § 50a WPO, unter welchen Bedingungen externe Dienstleister – etwa für die IT – Zugang zu geschützten Informationen erhalten dürfen: sorgfältige Auswahl, ein Vertrag in Textform und die Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Hinzu kommen die elektronischen Postfächer beA und beSt, über die Zustellungen eingehen.

Secundo IT sorgt dafür, dass die Technik dahinter sicher und zuverlässig läuft: abgesicherte Arbeitsplätze, Firewall, E-Mail-Schutz, getestete Datensicherung und ein Notfallplan. Vor Beginn der Zusammenarbeit unterzeichnen wir die erforderliche Verschwiegenheitsvereinbarung in Textform – gern auf Grundlage des Musters Ihrer Kammer. Weitere Dienstleister setzen wir nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung ein. Für Kanzleisoftware wie DATEV oder Ihr Anwaltsprogramm bleibt der jeweilige Anbieter bzw. Partner zuständig – wir stimmen uns mit ihm ab. Rechtsberatung leisten wir nicht.

Herausforderungen

Worauf es in Ihrer Branche ankommt.

Verschwiegenheit auch beim Dienstleister

Externe IT-Dienstleister dürfen nur eingebunden werden, soweit es erforderlich ist, und müssen in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet werden (§ 43e BRAO, § 62a StBerG, § 50a WPO).

Fristen hängen an der IT

Ohne funktionierende Arbeitsplätze, Postfächer und Kanzleisoftware geraten Fristen in Gefahr. Seit 2022 reichen Anwälte Schriftsätze bei Gericht grundsätzlich elektronisch ein (§ 130d ZPO).

Elektronische Postfächer

beA und beSt sind Pflicht: Postfachinhaber müssen die nötige Technik vorhalten und Zustellungen zur Kenntnis nehmen (§ 31a Abs. 6 BRAO, § 86d Abs. 6 StBerG).

Phishing und Ransomware

Ransomware-Gruppen gelten laut BSI-Lagebericht 2025 weiterhin als größte Bedrohung. Sind die Daten verschlüsselt, stehen Akten, Fristenkalender und Abrechnung zugleich still.

Cloud und Auslandsbezug

Werden Dienstleistungen im Ausland erbracht, muss dort ein vergleichbarer Geheimnisschutz bestehen (§ 43e Abs. 4 BRAO). Das gehört zur Auswahl von Cloud- und Backup-Diensten.

Viele Beteiligte, unklare Grenzen

Kanzleisoftware-Anbieter, DATEV-Partner, Telefonanbieter und IT-Betreuung: Ohne klare Absprache, wer welche Aufgabe übernimmt, entstehen Lücken.

Leistungen

So unterstützen wir Sie.

Bestandsaufnahme der Kanzlei-IT

Wir prüfen Arbeitsplätze, Netzwerk, Berechtigungen und Datensicherung, zeigen Schwachstellen auf und priorisieren die nächsten Schritte – verständlich und dokumentiert.

Vereinbarung zur Verschwiegenheit

Wir unterzeichnen die nach § 43e BRAO bzw. § 62a StBerG erforderliche Verschwiegenheitsvereinbarung, beschränken Zugriffe auf das Nötige und setzen weitere Dienstleister nur mit Ihrer Zustimmung ein.

Arbeitsplätze, Firewall und Netzwerk

Aktuelle Systeme, Endpoint-Schutz, Firewall und VPN mit Mehrfaktor-Anmeldung für Homeoffice und Außentermine. Das Gäste-WLAN trennen wir vom Kanzleinetz.

Backup und Notfallplan

Regelmäßige, getrennt aufbewahrte Datensicherungen mit dokumentierten Wiederherstellungstests und ein Notfallplan, damit Fristen auch bei einem Ausfall im Blick bleiben.

E-Mail-Sicherheit und Awareness

Spam- und Phishing-Filter, Microsoft 365 mit Mehrfaktor-Anmeldung und Schulungen für Ihr Kanzleiteam – mit Teilnehmerliste als Nachweis.

Abstimmung mit Ihrem Softwareanbieter

Kanzleisoftware und DATEV-Programme betreut Ihr Anbieter bzw. Partner, beA und beSt die Kammern. Wir stimmen Netzwerk, Updates und Sicherheit darauf ab und halten Zuständigkeiten fest.

Häufige Fragen

Ihre Fragen

Dürfen wir überhaupt einen externen IT-Dienstleister einsetzen?

Ja. § 203 StGB und die Berufsordnungen (§ 43e BRAO, § 62a StBerG, § 50a WPO) erlauben das, soweit es für die Dienstleistung erforderlich ist. Voraussetzungen sind u. a. eine sorgfältige Auswahl und ein Vertrag in Textform, der den Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet. Einzelfragen klären Sie bitte mit Ihrer Kammer oder rechtlicher Beratung – Rechtsberatung leisten wir nicht.

Ersetzt die Verschwiegenheitsvereinbarung den Datenschutz?

Nein. Die berufsrechtlichen Vorschriften lassen die Regeln zum Schutz personenbezogener Daten ausdrücklich unberührt (jeweils Absatz 8 von § 43e BRAO, § 62a StBerG und § 50a WPO). Datenschutzrechtliche Vereinbarungen kommen also hinzu. Zusätzlich schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ab.

Richten Sie beA oder beSt ein?

Nein, das bieten wir nicht als eigene Leistung an. Das beA richtet die Bundesrechtsanwaltskammer ein, das beSt die Bundessteuerberaterkammer; bei der Anbindung an die Kanzleisoftware unterstützt in der Regel Ihr Softwareanbieter. Wir sorgen dafür, dass Arbeitsplätze, Netzwerk und Sicherheitsmaßnahmen dazu passen.

Betreuen Sie auch Kanzleien, die mit DATEV arbeiten?

Ja, wir betreuen die IT-Umgebung rund um Ihre Kanzleisoftware. Installation, Lizenzen und Updates der DATEV-Programme liegen bei DATEV bzw. Ihrem DATEV-Partner. Wir stimmen uns mit ihnen ab und halten die Zuständigkeiten schriftlich fest.

Sind Sie im Notfall rund um die Uhr erreichbar?

Nein, wir bieten keine 24/7-Rufbereitschaft. Wir sind Montag bis Donnerstag von 8 bis 17 Uhr und Freitag von 8 bis 14 Uhr erreichbar. Eine Überwachung rund um die Uhr ist über Sophos MDR möglich. Weil Sophos dabei als weiterer Dienstleister Zugriff auf Systemdaten erhält, setzen wir das bei Kanzleien nur nach vorheriger Prüfung der vertraglichen Voraussetzungen und mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung ein.

Quellen

Kontakt

Lassen Sie uns über Ihre Sicherheit sprechen.

Ein unverbindliches Erstgespräch dauert rund 30 Minuten. Danach wissen Sie, wo Sie stehen und was der nächste sinnvolle Schritt ist.

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Schreiben Sie uns kurz, worum es geht – wir melden uns innerhalb eines Werktags.