Phishing erkennen: Die häufigsten Maschen im Büro

Die meisten Cyberangriffe auf kleine und mittlere Unternehmen beginnen nicht mit raffinierter Technik, sondern mit einer Nachricht. Eine E-Mail, die nach der Bank aussieht, eine Rechnung mit neuer Kontonummer oder eine dringende Bitte vom vermeintlichen Chef: Phishing zielt darauf, dass jemand im Arbeitsalltag kurz nicht genau hinsieht. Das Ziel der Täter sind Zugangsdaten, Geld oder ein Einstieg in Ihr Netzwerk.

Die gute Nachricht: Die meisten Maschen folgen wiederkehrenden Mustern. Wer diese kennt, erkennt einen Großteil der Betrugsversuche, bevor Schaden entsteht. In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen die typischen Warnzeichen, die häufigsten Maschen im Geschäftsalltag und was Ihre Mitarbeitenden im Verdachtsfall tun sollten.

Typische Warnzeichen einer Phishing-Nachricht

Die Cybersicherheitsagentur Baden-Württemberg und die Verbraucherzentralen nennen eine Reihe von Merkmalen, an denen sich Phishing häufig erkennen lässt. Keines davon ist für sich allein ein Beweis, aber jedes ist ein Grund, genauer hinzusehen:

Absendername und tatsächliche E-Mail-Adresse passen nicht zusammen. Im Postfach steht etwa der Name Ihrer Bank, die Adresse dahinter gehört aber zu einer fremden Domain.
Die Nachricht erzeugt Zeitdruck oder droht mit Konsequenzen, zum Beispiel einer Kontosperrung, einer Mahnung oder dem Verlust von Daten.
Sie werden aufgefordert, Passwörter, Kontodaten, PINs oder TANs einzugeben oder per E-Mail zu schicken. Seriöse Unternehmen fragen solche Daten nicht auf diesem Weg ab.
Ein Link führt auf eine Adresse, die nicht zum angeblichen Absender passt. Fährt man mit der Maus über den Link, ohne zu klicken, zeigt das Mailprogramm das tatsächliche Ziel an. Verdächtig sind Ersatzschreibweisen wie eine Null statt eines O.
Ein unerwarteter Anhang, besonders Office-Dokumente, bei denen Sie Makros oder „Inhalte aktivieren“ sollen.

Wichtig: Früher galten Rechtschreibfehler und eine unpersönliche Anrede als sicheres Erkennungszeichen. Darauf können Sie sich heute nicht mehr verlassen. Die Verbraucherzentrale Niedersachsen weist darauf hin, dass Phishing-Mails oft gut formuliert sind, Sie mit Namen ansprechen und sogar echte persönliche Daten enthalten können, etwa aus früheren Datenlecks. Auch ein Schloss-Symbol und „https“ in der Adresszeile beweisen nicht, dass eine Seite echt ist, denn auch Betrüger nutzen verschlüsselte Verbindungen.

Die häufigsten Maschen im Arbeitsalltag

1. Gefälschte Anmeldeseiten

Eine Nachricht fordert Sie auf, sich „zur Bestätigung“ erneut anzumelden, etwa weil Ihr Postfach voll sei oder ein Dokument für Sie freigegeben wurde. Der Link führt auf eine täuschend echte Kopie einer bekannten Anmeldeseite. Wer dort Benutzername und Passwort eingibt, liefert sie direkt an die Täter. Mit diesen Zugangsdaten können Angreifer anschließend Ihr Postfach mitlesen oder im Namen Ihres Unternehmens weitere Mails versenden.

Die einfachste Gegenmaßnahme: Melden Sie sich nie über einen Link aus einer E-Mail an. Rufen Sie die Seite stattdessen selbst über ein Lesezeichen oder die bekannte Adresse auf und prüfen Sie dort, ob tatsächlich etwas vorliegt.

2. Der falsche Chef (CEO-Fraud)

Bei dieser Masche geben sich Täter als Geschäftsführer oder Vorstand aus und drängen Mitarbeitende mit Zahlungsbefugnis zu einer Überweisung, häufig ins Ausland. Laut Landeskriminalamt Nordrhein-Westfalen bereiten die Täter solche Angriffe sorgfältig vor: Sie sammeln Informationen über Geschäftspartner, geplante Vorhaben und Ansprechpartner, oft aus sozialen Netzwerken und der Firmenwebsite. Die Anweisung wird als dringend und vertraulich dargestellt, teilweise ergänzt durch Anrufe. Das LKA berichtet, dass auch erfahrene Mitarbeitende auf diese Masche hereingefallen sind und dass gezielt kleinere Unternehmen ohne ausgeprägte Kontrollprozesse ins Visier geraten.

3. Die geänderte Bankverbindung

Besonders tückisch ist eine Masche, vor der unter anderem die Polizei Köln warnt: Täter verschaffen sich zuvor unbemerkt Zugang zu einem E-Mail-Postfach, lesen den Schriftverkehr mit und wissen dadurch, wann eine Rechnung fällig ist. Kurz darauf kommt eine scheinbar echte Mail vom bekannten Geschäftspartner mit dem Hinweis, die Bankverbindung habe sich geändert, oft mit einer nachgebauten Rechnung im Anhang. Bemerkt wird der Betrug meist erst, wenn die Mahnung des echten Lieferanten eintrifft. Das Geld ist dann in der Regel verloren.

Die Regel ist deshalb einfach: Jede Mitteilung über eine neue Kontoverbindung wird telefonisch beim Geschäftspartner bestätigt, und zwar über eine Nummer, die Sie bereits kennen, nicht über die in der E-Mail genannte.

4. Schädliche Anhänge

Eine angebliche Rechnung, Bewerbung oder Lieferbenachrichtigung enthält ein Dokument, das beim Öffnen auffordert, Inhalte oder Makros zu aktivieren. Genau damit wird Schadsoftware nachgeladen, im schlimmsten Fall eine Erpressersoftware, die Ihre Daten verschlüsselt. Die Verbraucherzentrale rät, solche Office-Dokumente aus unbekannten Quellen gar nicht erst zu öffnen und Makros nicht zu aktivieren.

5. QR-Codes (Quishing) und SMS (Smishing)

Phishing kommt nicht nur per E-Mail. Die Verbraucherzentrale warnt vor gefälschten QR-Codes, etwa in angeblichen Bankbriefen, auf überklebten Parkscheinautomaten oder E-Ladesäulen. Einem QR-Code sieht man nicht an, wohin er führt. Scannen Sie deshalb nur Codes, deren Herkunft Sie prüfen können, und nutzen Sie eine Scanner-App, die die Adresse vor dem Öffnen anzeigt. Für SMS-Nachrichten gelten dieselben Vorsichtsregeln wie für E-Mails.

Was Ihre Mitarbeitenden im Verdachtsfall tun sollten

Entscheidend ist, dass im Team klar ist, wie man mit einer verdächtigen Nachricht umgeht. Diese Regeln haben sich bewährt:

Keine Links anklicken, keine Anhänge öffnen, keine Daten eingeben.
Den Absender über einen bekannten, unabhängigen Weg kontaktieren, zum Beispiel per Rückruf unter der gespeicherten Telefonnummer.
Die verdächtige Nachricht sofort der zuständigen Person oder Ihrem IT-Dienstleister melden.
Kolleginnen und Kollegen warnen, die Mail dabei aber nicht weiterleiten.

Ist doch etwas passiert, zählt Geschwindigkeit: Wurden Zugangsdaten eingegeben, ändern Sie sofort das betroffene Passwort und informieren Sie Ihre IT. Wurde Geld überwiesen, kontaktieren Sie umgehend Ihre Bank. Außerdem empfiehlt es sich, Anzeige bei der Polizei zu erstatten. In Bayern ist dafür die Zentrale Ansprechstelle Cybercrime (ZAC) der Bayerischen Polizei eine Anlaufstelle für Unternehmen.

Organisatorische Schutzmaßnahmen

Technik allein verhindert Phishing nicht, weil die Masche auf menschliches Vertrauen zielt. Das LKA Nordrhein-Westfalen empfiehlt Unternehmen daher vor allem organisatorische Maßnahmen:

Mitarbeitende regelmäßig schulen, damit die Maschen bekannt sind.
Interne Kontrollen für Zahlungen festlegen, etwa ein Vier-Augen-Prinzip bei ungewöhnlichen oder hohen Überweisungen, und diese Regeln auch bei Urlaub und Krankheit einhalten.
Prüfen, welche Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden öffentlich auffindbar sind.
Eine Unternehmenskultur pflegen, in der Rückfragen beim Chef ausdrücklich erwünscht sind, auch wenn eine Anweisung als „dringend“ gekennzeichnet ist.

Gerade der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Wenn Mitarbeitende wissen, dass eine Rückfrage nie als Misstrauen gilt, verliert der Zeitdruck der Täter seine Wirkung.

Wie Secundo IT unterstützt

Secundo IT schult Ihre Mitarbeitenden praxisnah darin, Phishing zu erkennen, und hilft Ihnen, klare Abläufe für Zahlungsfreigaben und Verdachtsmeldungen festzulegen. Zusätzlich prüfen wir, welche technischen Schutzmaßnahmen in Ihrer E-Mail-Umgebung bereits greifen und wo Lücken bestehen.

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